Personalcontrolling

Personalcontrolling ist die Planung, Steuerung und Kontrolle der personalwirtschaftlichen Prozesse mit dem Ziel, den wirtschaftlichen Erfolg des Unternehmens zu stärken.

Dabei geht es zum einen um die Ermittlung relevanter Kennzahlen, wie z.B. Fluktuation oder Krankenquote, und zum anderen um die Effektivität des Personalmanagements sowie die Überprüfung der Personalmaßnahmen.
Organisatorisch kann das Personalcontrolling sowohl im Bereich Personalwesen als auch im Unternehmenscontrolling angesiedelt sein.

Grundlage für Personalcontrolling

Grundlegende Basis für jedes Personalcontrolling ist ein Personaldatenbestand. Nur so kann das Personalcontrolling Personalstatistiken, Personalplanungen und Soll-/Ist-Vergleiche entwickeln. Je besser die Qualität der Daten ist, desto aussagekräftiger sind die Prognosen. Durch Personalcontrolling können Entwicklungstendenzen frühzeitig erkannt und entsprechende Gegensteuerungsmaßnahmen eingeleitet werden. Bei den Daten handelt es sich um personenbezogene Daten, deren Verarbeitung gemäß Bundesdatenschutzgesetz § 3 Abs. 1 BDSG an strenge Voraussetzungen geknüpft ist.
Neben den quantitativen Personaldaten werden im Personalcontrolling auch qualitative Daten wie Mitarbeiterzufriedenheit, Leistungsbereitschaft, Qualität der Arbeitsleistung und Betriebsklima erfasst.

Die Aufgaben des Personalcontrollings

Das Personalcontrolling wird für folgende Bereiche eingesetzt:

  • Ermittlung produktiver und unproduktiver Leistungen
  • Personalbedarfsplanungen
  • Personalsuche und -auswahl
  • Personalentwicklung
  • Personalbeurteilung
  • Vergütung

 

Produktive Zeiten und unproduktive Zeiten

In vielen Unternehmen machen die Personalkosten einen hohen Anteil an den Gesamtkosten aus. Aus diesem Grund ist es wichtig, die produktiven und die unproduktiven Zeiten sowie die Fehlzeiten messen zu können.

Ziel sollte es sein, einen möglichst hohen Anteil der zur Verfügung stehenden Zeit in Form von produktiven Zeiten zur Verfügung zu haben. Insofern sind die unproduktiven Zeiten, die aus

  • ablaufbedingten Unterbrechungen
  • störungsbedingten Unterbrechungen
  • Erholungspausen und
  • krankheitsbedingten Unterbrechungen

resultieren, zu erfassen.
Ablauf- und störungsbedingte Unterbrechungen können sich z. B. aus Umrüstzeiten oder Schäden an Maschinen, Lieferverzögerungen beim Materialnachschub, Programmierfehler, Unfälle etc. ergeben.
Erholungspausen und Urlaube sind vorhersehbar und stellen i.d.R. kein Problem im Unternehmen dar. Das größere Problem sind Fehlzeiten aus Krankheit.
Zur Ermittlung des Krankenstandes, der in der Regel in Prozent von den Produktivstunden erfasst wird, ist es wichtig, die Gründe für den Krankenstand möglichst genau zu ermitteln. Die Gründe können arbeitsplatzunabhängig, wie z.B. grippale Infekte oder Sportunfälle, oder aber arbeitsplatzabhängig, wie z.B. Arbeitsunfälle, physische Arbeitsbelastung (Kälte, Lärm, Arbeitsstoffe) oder psychische Arbeitsbelastung (Führungsstil und Arbeitsinhalte) sein.
In den meisten Krankheitsfällen (rd. 70 %) handelt es sich um arbeitsplatzabhängige Gründe. Insofern hat das Unternehmen direkten Einfluss, die Krankenquote zu senken und damit die Produktivität zu erhöhen. Allerdings müssen hierfür die Krankheitsgründe ermittelt werden. Das Unternehmen hat zwar kein verbrieftes Recht, die Krankheitsgründe zu erfahren, jedoch bieten Mitarbeitergespräche und sogenannte Rückkehrgespräche eine gute Möglichkeit, Gründe und Ursachen für die Krankheit zu erfahren. Wichtig ist aus unserer Erfahrung ein gutes Vertrauensverhältnis zu den Führungskräften. Wenn atypische Schwankungen auftreten, sollten diese einer Prüfung unterzogen werden. Zudem ist es unserer Meinung nach sinnvoll, die Krankenquote nach unterschiedlichen Bereichen und Abteilungen zu erfassen, um direkt am Kern der Ursache anzupacken.

Personalbedarfsplanung

Mittels Personalcontrolling sollten Unternehmen regelmäßig prüfen, ob sie die erwarteten Umsatzziele mit dem vorhandenen Personal erreichen können. Je nach Ergebnis kann dies zu Personalaufbau oder –abbau führen. Zusätzlich muss geklärt werden, wer, wann, mit welchen Anforderungen im Unternehmen gebraucht wird. Dabei kommt der Personalbedarfsplanung durch das Personalcontrolling die Aufgabe zu, diese Anforderungen zu definieren.
Die Personalbedarfsplanung bildet eine wichtige Schnittstelle zu allen anderen Bereichen der Unternehmensplanung, da hieraus nicht unerhebliche Kosten resultieren, und in den Profitcentern und der Rentabilitätsplanung berücksichtigt werden müssen.
Um die Bedarfsplanung auch decken zu können, ist die kontinuierliche Beobachtung des Arbeitsmarktes und dessen Analyse wichtig. Dabei sind strategische Entscheidungen zu treffen, ob das Unternehmen z.B. zukünftig stärker in die eigene Ausbildung und Qualifizierung investieren oder lieber mit Fremdleistern arbeiten möchte.

Die Verfahren zur Personalbedarfsplanung

Die Ermittlung des quantitativen Bedarfs

Häufig finden in Unternehmen Schätzverfahren Anwendung. Sie basieren auf Erfahrungswerten der Führungskräfte zu den benötigten Mitarbeiterzahlen, Fluktuationsraten oder Fehlzeiten. Auch Unternehmensberater können in diesen Prozess einbezogen werden.
Andere Unternehmen gehen den Weg über die Budgetierung, das heißt, der Personalbedarf hängt von den hierfür vorgesehenen freien finanziellen Mitteln ab. Bei der Gemeinkostenwertanalyse prüfen Unternehmen alle Leistungen und Strukturen des Unternehmens und ermitteln daraus Einsparvolumen oder Aufbaustrategien.
Bei Unternehmen mit einem festen Verhältnis von Arbeitsmenge zu Arbeitszeit ist quantitatives Personalcontrolling einfacher. Denn es können aus der Umsatzplanung die Fertigungszeiten abgeleitet werden, die mit der Jahresleistung der produzierenden oder gewerblichen Mitarbeiter verglichen werden. Weicht die errechnete Kapazität deutlich von der Umsatzplanung ab, entsteht daraus entweder zusätzlicher Personalbedarf oder es muss Personal abgebaut werden.

Die Ermittlung des qualitativen Bedarfs

Hier hat die Personalbedarfsplanung die Aufgabe, die qualitativen Bedarfslücken zu entdecken. Es gilt die Schwächen der Mitarbeiter zu identifizieren, um diese mit Nachqualifizierung oder durch Neueinstellungen zu schließen. Personalcontrolling ermittelt neben dem quantitativen Bedarfs auch qualitative Bedarfslücken. Mit der Personalbedarfsplanung werden Schwächen der Mitarbeiter identifiziert, um diese mit Nachqualifizierung oder durch Neueinstellungen zu schließen. Grundlage hierfür bilden Stellenbeschreibungen. Um die Anforderungen an eine Stelle bestens abzubilden, sollten die Personalabteilung und die Fachabteilungen in einem engen Austausch stehen.
Generell sollten Personalbedarfsplanungen stets den Zeitpunkt, die Dauer und den Einsatzort sowie das Qualitätsniveau der benötigten Mitarbeiter enthalten.
Im Rahmen des Personalcontrollings kommt auch der Personalbestandsanalyse eine große Rolle zu. Nur wenn Unternehmen ihren Personalbestand kennen, können sie die zukünftige Entwicklung planen. Damit sollte der Personalbestand auch für die Zukunft fortgeschrieben werden. Mitarbeiter gehen in Erziehungsurlaub oder arbeiten nur noch in Teilzeit. Auch überraschende Entwicklungen wegen Krankheit oder Ausscheidens eines Mitarbeiters auf eigenen Wunsch sind im Rahmen der Notfallplanung zu berücksichtigen.
Der Leistungsstand, welche Kenntnisse und Fähigkeiten besitzen die Mitarbeiter, sollte von den Führungskräften ermittelt werden. Zudem ist das Leistungspotenzial zu ermitteln, um festzustellen, welche Personalentwicklungsmaßnahmen die richtigen sind.

Personalsuche und -auswahl

Das Personalcontrolling hilft aufgrund der vorhandenen Daten (Anforderungs- und Eignungsprofile) bei der Einstellung von neuen Mitarbeitern. Die Auswahl ist eine meist langfristige und kostenintensive Entscheidung und damit mit einer Investitionsentscheidung zu vergleichen. Das Tarif- und Kündigungsschutzrecht macht es zwingend erforderlich, Personalentscheidungen gründlich vorzubereiten und zu überlegen. Sie sollten genau wissen, welche Anforderungen Sie an Mitarbeiter haben. Die eingehenden Bewerbungen sollten systematisch bewertet werden. Auch die Wege zur Personalbeschaffung sind bezüglich der Reichweite und des Erfolgs auszuwerten. So können Unternehmen in Zukunft lohnenswerte von weniger lohnenswerten Portalen, Anzeigen oder Agenturen unterscheiden und auch hier Kosten und Zeit sparen.

Einarbeitung von Mitarbeitern

Die Einarbeitung von Mitarbeitern ist ein wichtiger Prozess, der durch ein eigenes Werkzeug des Personalcontrollings geleistet werden kann: der Einarbeitungsplan. Je zügiger und besser ein Mitarbeiter eingearbeitet wird, desto eher zahlt sich die Investition für das Unternehmen aus.
Insofern ist die Erstellung eines detaillierten Einarbeitungsplanes für jede Abteilung unbedingt erforderlich. Als Personalcontrolling-Maßnahme sollte das Erreichen der darin vorgegebenen Lernziele ständig überprüft werden. Abweichungen müssen besprochen werden. Hierfür werden in Unternehmen sogenannte „Paten“ benannt, die den neuen Mitarbeitern helfen, sich zurechtzufinden. Der Pate sollte aber nicht der Vorgesetzte sein, sondern ein langjähriger Kollege.

Personalentwicklung

Zur Steigerung der Motivation und Leistungsfähigkeit der Mitarbeiter ist es sinnvoll, für die Leistungsträger einen Personalentwicklungsplan im Rahmen des Personalcontrollings zu entwickeln.
Der schnelle technologische und arbeitsorganisatorische Wandel macht es notwendig, dass sich Unternehmen schnell den Veränderungsprozessen stellen. Dies bedeutet, dass sich neben dem technologischen Wandel auch die Mitarbeiter ständig weiterentwickeln müssen, um die neuen Technologien und Maschinen sicher und gewinnbringend bedienen zu können. Dies ist nur durch gezielte und regelmäßige Schulungen möglich.
Um die Qualifizierungsmaßnahmen effizient zu gestalten, ist es wichtig, diese genau auf die Bedürfnisse der Mitarbeiter anzupassen. Möchten Sie Mitarbeiter langfristig als Führungskräfte aufbauen, empfehlen wir einen Entwicklungsplan festzulegen, der im Rahmen der jährlich stattfindenden Mitarbeitergespräche überarbeitet und an die jeweilige Arbeitssituation angepasst werden sollte. Bei diesem Werkzeug des Personalcontrollings handelt es sich um einen Soll-/Ist-Vergleich des Entwicklungsplanes.
Da sich Personalsituationen im Unternehmen schnell ändern können (Elternzeit, Kündigungen), kommt den Mitarbeitergesprächen (s. vorhergehender Artikel Personalentwicklung: Zielvereinbarungsgespräch) eine große Bedeutung zu. Nur so kann schnell auf Veränderungen reagiert und die Planung neu angepasst werden.

Beurteilung des Personals

Ein effektives Personalcontrolling erfordert die regelmäßige Beurteilung der Mitarbeiter. So können Schwachstellen im Unternehmen aufgedeckt und entsprechend gegengesteuert werden. Als Instrumente dienen auch hier die jährlichen Mitarbeitergespräche sowie zu entwickelnde Beurteilungsbögen (s. a. vorhergehenden Artikel Personalentwicklung: Beurteilungsgespräch).

Personalrisikoplan

Unabhängig von allen Planungen kommt es in Unternehmen immer wieder zu sehr kurzfristigen Personalengpässen. Hier ist es hilfreich, wenn alle oben beschriebenen Instrumente des Personalcontrollings im Unternehmen vorhanden sind. Nur dann kann ein Unternehmen sehr schnell eine Bestandsaufnahme vornehmen und die beste Personalbeschaffungsmethode auswählen. Zu klären ist dabei

  • Wie viel Mitarbeiter sind zum fraglichen Zeitpunkt verfügbar?
  • Welche Projekte sind zeitkritisch?
  • Können andere Bereiche oder Abteilungen aushelfen und unterstützen?
  • Welche Projekte können zurückgestellt werden?
  • Wo können noch weitere Ressourcen aktiviert werden?

Die Auswahl der Personalcontrolling-Maßnahmen sollte sich nach dem erwarteten Umfang bzw. nach den Prioritäten der festgestellten Personalrisiken richten.

Autorin: Ines Manzel