Personalplanung

Unternehmen stehen und fallen mit ihren Mitarbeitern, denn gerade in einer Wissensgesellschaft ist gutes Personal der Schlüssel zum Erfolg. Aufgrund des demographischen Wandels und des Fachkräftemangels ist der Umgang mit dem eigenen Personal wichtiger denn je. Besonderes Aufgabenmerk fällt dabei auf eine realistische und sinnvolle Personalplanung. Wir erklären Ihnen, was Personalplanung überhaupt ist, welche Ziele sie verfolgt und welche Aufgaben ihr zukommen.

Grundlagen, Ziele und Aufgaben der Personalplanung

Das Personal, die menschliche Ressource eines Betriebs (englisch: „Human Resources“), bildet das Rückgrat jedes Unternehmens. Know-how und der richtige Einsatz der Menschen in ihrer Tätigkeit entscheiden auch im digitalen Zeitalter über den Erfolg eines Unternehmens. Die Entscheidungsträger sind nach wie vor Menschen. Dennoch übersehen viele Unternehmen den Wert einer strategischen Personalplanung.

Aufgaben der Personalplanung

Die Personalplanung umfasst das mittel- und langfristige Konzept, wie Personal zu führen ist. Darunter fallen allgemeine Fragen, wie die Anzahl des Personals, aber auch spezifische Fragen, wie die notwendige Qualifizierung und Weiterbildung des vorhandenen Personals.

Personalplanung bedeutet des Weiteren, dem Unternehmen kurz- und mittelfristig die richtigen Arbeitskräfte mit passender Qualifikation für die jeweiligen Stellen bereitzustellen. Dafür muss der Personalbedarf ermittelt werden, bevor das Unternehmen zur Personalbeschaffung übergeht.

Allerdings fallen auch unangenehme Themen unter den Begriff Personalplanung. In gewissen Phasen des Lebenszyklus eines Unternehmens muss über Personalabbau nachgedacht werden. Ebenso sind die Nachfolgeplanung im Rahmen der gesetzlichen Rente oder eines freiwilligen Ausscheidens, der anschließende Wissenstransfer und das letzte Gespräch nach Ausscheiden („Exit-Interview“) Bestandteile einer Personalplanung. Sie werden in der Praxis häufig nicht strategisch geplant, sondern auf Einzelfallbasis von einzelnen Personen durchgeführt, oftmals von Abteilungsleitern.

Der Personalabteilung gebührt in der Personalplanung die größte Rolle. Ihre Aufgabe ist es, sowohl strategische und langfristige, aber auch operative und kurzfristige Konzepte und Aktionen zu initiieren, um dem Unternehmen das bestmögliche Personal zur Verfügung zu stellen.

Ziele der Personalplanung

Das übergeordnete Ziel der Personalplanung ist es, das richtige Personal zur richtigen Zeit der richtigen Stelle zuzuführen. Aus dieser Aufgabe leiten sich viele Nebenziele ab, die in der Personalplanung zu beachten und umzusetzen sind. Viele Ziele, insbesondere hinsichtlich der Anzahl des Personals, der Art der Arbeitsstellen sowie der notwendigen Qualifikation ergeben sich aus dem Bedarf der Fachabteilungen. Die Konzepte dafür entstehen in Zusammenarbeit der jeweiligen Abteilung, dem Personalwesen und der Unternehmensleitung. Die Personalplanung ist demnach eine Unterdisziplin der Unternehmensplanung.

Viele Ziele der Personalplanung sind durch die allgemeine Unternehmensführung und -kultur definiert. Wie die Personalplanung zu gestalten ist, hängt zum Beispiel stark davon ab, ob ein Unternehmen auf loyales Personal oder bewusst auf eine hohe Fluktuation setzt. Die allgemeine Philosophie hinsichtlich angestrebter Mitarbeiterzufriedenheit, demographischer Struktur, gelebten Unternehmenswerten und vielen ähnlichen „weichen“ Faktoren definiert, welche grundlegende Strategie die Personalplanung verfolgt.

Teilbereiche der Personalplanung

Kollektive Personalplanung

Die kollektive Personalplanung umfasst alle Aktivitäten und Strategien, die die Allgemeinheit des Personals betreffen und vom Allgemeinen auf jeden individuellen Mitarbeiter angewendet werden können.

Personalbestandsplanung

Dazu zählt die grundlegende Entscheidung, wie viele Mitarbeiter für das Unternehmen arbeiten sollen. Allgemeine Fragen wie nach dem Altersdurchschnitt oder der Verteilung auf die einzelnen Abteilungen sind ebenfalls Bestandteil der Personalplanung. Benötige ich eine erfahrene Belegschaft oder will ich ein junges Team im Unternehmen haben? Die Bestandsplanung umfasst die Verwaltung des aktiven Personals ebenso, wie die Entscheidung darüber, wie viele unbefristete, befristete oder auf Leiharbeitsbasis beschäftigte Mitarbeiter das Unternehmen halten will.

Personalbedarfsplanung

Die Bedarfsplanung knüpft eng an die Bestandsplanung an. Mit der Personalbedarfsplanung wird ermittelt, an welchen Stellen eine Über- oder Unterdeckung vorliegt. Ebenso überwacht die Personalplanung, ob ausreichend qualifiziertes Personal vorhanden ist. Wann immer Mängel auftreten, ist das Personalwesen gefragt, den aktuellen Personalbestand mit dem ermittelten Bedarf zu vergleichen und entsprechende Maßnahmen einzuleiten. Viele Maßnahmen sind dabei auch kurzfristiger Natur, zum Beispiel der zeitweilige Ersatz eines erkrankten oder in Elternzeit befindlichen Mitarbeiters.

Personalveränderungsplanung

Eine Mischdisziplin aus Bestands- und Bedarfsplanung ist die Personalveränderungsplanung. Weist das Unternehmen strukturelle Defizite auf, zum Beispiel durch eine hohe Personalunter- oder überdeckung, muss eine weitreichende Veränderung angestoßen werden. Viele Unternehmen stellen jedoch fest, dass ihr Personal im Gesamten nicht den eigenen Zielen und Erwartungen entspricht. Dem Personalwesen kommt dann die Aufgabe zu, die Personalplanung anzupassen. Dies muss nicht zwangsläufig durch den Wechsel von Mitarbeitern geschehen, sondern kann auch gezielte Personalentwicklung und -ausbildung bedeuten.

Personaleinsatzplanung

Um das vorhandene Personal auf die passenden Stellen zu verteilen, benötigt das Unternehmen eine Personaleinsatzplanung. Sie setzt fest, welche Mitarbeiter welche Positionen besetzen, welche Mitarbeiter Führungsfunktionen übernehmen und welche Arbeitszeitregelung angewendet wird. Da vor allem größere Unternehmen aufgrund rechtlicher und tarifvertraglicher Regelungen in einigen Bereichen der Personalplanung limitiert sind und ihr Personal nicht ohne weiteres zwischen verschiedenen Stellen und Aufgabengebieten verschieben können, kommt der sorgfältigen Einsatzplanung eine hohe Bedeutung zu.

In vielen Unternehmen sind viele ähnlich qualifizierte Mitarbeiter beschäftigt. Sie übernehmen gleichartig gestaltete Aufgaben, wie zum Beispiel Montagearbeiter an einem Fließband oder Schwestern in einem Krankenhaus. Hier geschieht die Einsatzplanung häufig auf Wochen- oder Monatsbasis. Die Personalplanung arbeitet operativ mit den jeweiligen Fachabteilungen zusammen.

Personalentwicklungsplanung

Um das eigene Personal jederzeit auf dem höchstmöglichen Qualifikationsstand zu halten, muss ein Unternehmen Personalentwicklung betreiben. Die Personalentwicklungsplanung umfasst die Ausbildung neuer Mitarbeiter sowie die fachliche und persönliche Weiterbildung der bestehenden Mitarbeiter. Das Unternehmen schafft dafür geeignete Strukturen. Es benötigt die richtigen Partner und interne Möglichkeiten zur Schulung, strukturierte Schulungspläne und nicht zuletzt eine Schulung derer, die innerhalb der Fachabteilungen für die Weiterbildung sorgen sollen.

Viele Unternehmen arbeiten auch auf Einzelfallbasis, indem sie beispielsweise Mitarbeiter je nach Bedarf auf passende externe Schulungen entsenden. Forschungen zeigen, dass besonders die Unternehmen erfolgreich sind, die ihre Personalentwicklung strategisch planen und mithilfe standardisierter Methoden steuern.

Personalkostenplanung

Das Personal eines Unternehmens mit seinen Nebenkosten stellt einen der größten Kostenblöcke des Unternehmens dar. Diese Fixkosten müssen durch den laufenden Geschäftsbetrieb gedeckt werden. Die möglichst genaue und bedarfsgerechte Personalkostenplanung ist entscheidend für den Erfolg eines Unternehmens. Nicht wenige Unternehmen scheitern, weil sie zu viel und zu teures Personal beschäftigen, das sie aber nicht effizient und erfolgsorientiert einsetzen.

Andere Unternehmen sparen wiederum bevorzugt an Personal und scheuen Kosten, die auf den ersten Blick nur persönlichen Befindlichkeiten dienen. Doch auch hier zeigt sich, dass viele Maßnahmen – zielgerichtet eingesetzt – die Produktivität der Mitarbeiter steigern und somit als wertsteigernde Investition zu betrachten sind. Viele moderne Unternehmen legen großen Wert auf Personalplanung und erzeugen dadurch eine hohe Motivation, Identifikation und Bindung an das Unternehmen.

Individuelle Personalplanung

Die kollektiven Standards gelten für alle Mitarbeiter, doch die Personalplanung hat auch Aufgaben hinsichtlich der einzelnen Mitarbeiter zu bewältigen. Im Fokus dessen steht vor allem die Planung der individuellen Laufbahn eines jeden Mitarbeiters.

Laufbahnplanung

Abhängig von den Zielen und dem Potential einer individuellen Personalplanung wird ein Mitarbeiter gefördert, eingesetzt und weitergebildet. Bei einigen Mitarbeitern zeichnen sich Laufbahnen von Beginn an ab, andere erleben ab einem bestimmten Zeitpunkt im Leben einen gänzlich anderen Verlauf.

Nachfolgeplanung

Die Nachfolgeplanung ist eine oft übersehene Komponente der Personalplanung. Dabei ist es eine Kunst, ausscheidende Mitarbeiter adäquat zu ersetzen, und ihr Wissen auf die verbleibenden Mitarbeiter zu übertragen. Selbst große Unternehmen widmen dem nur einen Teil ihrer Personalplanung. Dabei ist verlorenes Wissen oftmals sehr schmerzhaft für ein Unternehmen.

Personalentwicklungsplanung

Eng verknüpft mit der Laufbahnplanung ist die Mitarbeiterentwicklung. Hierbei ist es wichtig, in regelmäßigen Abständen zu überprüfen, in welchem Bereich sich ein Mitarbeiter weiterentwickeln kann, aber auch, ob vergangene Maßnahmen ihr Ziel erreicht haben. Die Personalplanung hat die Aufgabe, der Personalentwicklung eine effektive Struktur zu verleihen und muss gleichzeitig die Fachbereiche kurzfristig dabei unterstützen, deren Mitarbeiter adäquat zu entwickeln.

Einarbeitungsplanung

Einarbeitung geschieht in vielen Unternehmen und Bereichen nebenher, manchmal gar nicht, selten strukturiert. Dabei würden einfache Maßnahmen in der Personalplanung, wie ein festgelegter Einarbeitungsplan mit definierten Milestones, sowohl neuen als auch bestehenden Mitarbeitern helfen, neue Kollegen effizient in ihre Aufgaben einzuführen und von Anfang an mit den richtigen Werkzeugen auszustatten.

Einfluss von Personalplanung auf das Unternehmen

Vielen Unternehmen ist der Wert der Personalplanung wenig bewusst. Personalpolitische Entscheidungen werden auf Einzelfallbasis und „aus dem Bauch heraus“ getroffen. Sie sind kein Bestandteil einer langfristigen Personalplanung. Dabei sind es oft einfache Maßnahmen, die eine Personalplanung optimieren und dem Unternehmen einen Mehrwert bieten.

Beispiele dafür sind Standards in Bewerbungsgesprächen, Mitarbeitergesprächen, Einarbeitungsplänen oder Personalbedarfsplänen. Der gemeinsame Standard hilft dabei, die verschiedenen Einzelfälle im Unternehmen vergleichbar zu machen und den ausführenden Personen durch den Leitfaden zu Sicherheit und Struktur zu verhelfen.

Im Zeitalter der Digitalisierung verändert sich der Kampf um Talente zu einem Wettkampf auf Zeit. Wer sich die besten Mitarbeiter sichern und die bestehenden Mitarbeiter nach aktuellen Standards schulen möchte, muss schnell agieren. Große Innovationen werden oft nicht in Forschung und Entwicklung von Grund auf entworfen, sondern entstehen aus dem Gedankengut der Mitarbeiter, die die operative Arbeit leisten. Um Engagement und Kreativität dieser Mitarbeiter zu fördern, bedarf es einer geschickten Personalplanung, -beschaffung und -entwicklung. Die Personalplanung muss die passenden Konzepte dazu entwerfen und damit den Erfolg des Unternehmens sichern.

 

Rechtliche Aspekte der Personalplanung

Besonders in Deutschland unterliegt die Personalplanung wichtigen Regularien. Arbeitszeitgesetze, Arbeitsschutzgesetze, Mitbestimmungsrechte und Kündigungsschutz geben vielen Entscheidungen einen Rahmen vor, den es in Ländern wie beispielsweise der Schweiz oder den USA nicht gibt. Der Arbeitgeber hat viele Pflichten gegenüber den Mitarbeitern, die es im Rahmen der Personalplanung zu berücksichtigen gilt, die jedoch andererseits den Mitarbeitern Stabilität und damit ein ruhiges Arbeitsumfeld verschaffen.

Eine gute Personalplanung richtet sich nach den Gepflogenheiten des betreffenden Landes. Große Unternehmen können durch eine moralische und ethisch verantwortungsbewusste Personalplanung auch Maßstäbe setzen, die Mitarbeiterzufriedenheit erzeugen und das Unternehmen für Kunden und Lieferanten zu guten Geschäftspartnern machen.