Wie Sie in Meetings schneller zu einer Entscheidung kommen

Beitrag vom 17. März 2025

Meetings kosten nicht nur Zeit, sondern auch Geld.

Beschäftigte verbringen 1,5 Tage pro Woche in Meetings (Studie von NWI Next Work Innovation).
Davon wurden 35 % als irrelevant für die eigentliche Arbeit bezeichnet.
Mit steigender Hierarchie nimmt die Meetingdauer zu.
Durchschnittlich dauern in Europa 66 % aller Meeting länger als 60 Minuten.
American Express hat 2023 ermittelt, dass pro Teilnehmer ein internes Meeting/Training durchschnittlich 554 US-Dollar kostet.

Jedes Meeting unterbricht die Struktur des Arbeitstags. Umso wichtiger ist es, dass in den Meetings nicht nur lebhaft diskutiert wird, sondern auch Entscheidungen gefällt werden.

Für viele Führungskräfte und Projektleiter sieht der Alltag aber so aus: Das Meeting beginnt mit einer ersten Fragestellung. Die darauffolgende Diskussion führt auch nach längerer Zeit weder zu einem Konsens noch zu einer Entscheidung. Und nicht selten wird dann das Thema auf ein nächstes Meeting vertagt.

Meetings straffen und den Entscheidungsprozess beschleunigen

Zuerst einmal ist Diskutieren eine gute Sache, denn so werden verschiedene Perspektiven betrachtet und noch offene Fragen für eine Entscheidungsfindung geklärt.

Aber warum wird dann doch keine Entscheidung getroffen?

Die Teilnehmer kennen die Agenda nicht bzw. es gibt keine.
Die Diskussion verliert sich in Details.
Neue Fragen tauchen auf und der Fokus verschiebt sich.
Die Diskussion dreht sich ergebnislos im Kreis.
Es ist nicht allen Beteiligten klar, welche Entscheidung zu treffen ist.
Es wird befürchtet, die falsche Entscheidung zu treffen.
Es ist unklar, wer ist für die Entscheidung verantwortlich und wer setzt diese um.

Eine zielführende Diskussion bedarf einer Moderation

Der Moderator erläutert zu Beginn anhand der Agenda die Ziele des Meetings sowie die Rollen und Verantwortlichkeiten. Allen Teilnehmern ist klar, wer für die endgültige Entscheidung verantwortlich ist bzw. wer nur beratende Funktion in dem Meeting hat. Am Ende wird eine Entscheidung durch den Verantwortlichen gefällt oder vertagt, z. B. wenn entscheidende Informationen noch fehlen.

Tipp:

Versuchen Sie es doch mal mit „Timeboxing“: In der Agenda wird zuvor festgelegt, wie lange ein Thema besprochen werden soll. Jeder Redebeitrag wird zeitlich begrenzt. Hierüber sollte der Moderator alle Anwesenden zum Start des Meetings informieren, denn das erhöht die Akzeptanz aller für diese Vorgehensweise. Das Ende eines Redebeitrags sollte am besten ein akustisches Zeichen signalisieren.

(Quelle: https://nextworkinnovation.com/studie-arbeitsunterbrechungen/)

Bild: Shutterstock / Andrey-Popov