Beitrag vom 09. Juli 2025
Die Urlaubszeit und die Sommerferien stehen vor der Tür. Und damit ist in vielen Unternehmen ein immer wiederkehrendes Phänomen zu beobachten: Bestimmte (Teil-)Aufgaben oder Prozesse kommen mehr oder weniger zum Erliegen, weil das nur ein bestimmter Mitarbeiter weiß oder erledigen kann. Und genau das ist ein Indiz für ein „Kopfmonopol“. Die Auflösung dieses Umstands sollte umgehend angegangen werden, denn es gibt immer wiederkehrende Gelegenheiten von Abwesenheiten: Der Wissensträger verlässt das Unternehmen (Kündigung, Rente) oder fällt eine Zeitlang aus (Elternzeit, Krankheit, Sabbatical oder Urlaub).
Die Wissensträger werden von Führungskräften oft sehr geschätzt und gern werden Aufgaben und Projekte immer wieder an sie delegiert – denn damit weiß die Führungskraft, dass es auch funktioniert. Das kann einerseits auf Dauer bei diesem Wissensträger zu einer Arbeitsüberlastung führen, stärkt aber andererseits dessen Position gegenüber dem Team und nicht zuletzt bei der Führungskraft. Die anderen Mitarbeiter fühlen sich ausgeschlossen und weniger wertgeschätzt. Was aber noch viel entscheidender ist: Wissen wird so bei ihnen nicht aufgebaut.
Wissen ist Macht – das Mitarbeiter strategisch für sich nutzen können, um sich damit unentbehrlich zu machen. Auch verleiht ihnen das mehr Macht innerhalb des Teams und kann dort zu Reibereien führen.
Wenn Führungskräfte eine Umgebung schaffen, in der vorhandenes Wissen strukturiert erfasst, geteilt und weiter aufgebaut wird, werden die Unternehmensziele besser bzw. leichter erreichen.
Damit bestehende Kopfmonopole aufgelöst werden können, kann das Arbeiten mit einer Wissenslandkarte, die das im Unternehmen vorhandene Wissen visualisiert und strukturiert, ein Anfang sein. Im Team werden besondere Aufgaben von Mitarbeitern zusammentragen, Risiken bei einem Ausfall der Person abgeleitet und eine Lösung erarbeitet.
Das kontinuierliche Führen einer Wissensdatenbank, in der besondere Aufgaben, Tools, Gesprächspartner usw. aufgeführt werden, ist nicht nur für neue Mitarbeiter hilfreich.
Bei Gesprächen an neue oder vertretende Kollegen unterstützen vorgefertigte Anleitungen oder Checklisten einen strukturierten Übergabeprozess. Und eine frühzeitige Einbindung in bestehende Projekte bzw. Übertragung offener Aufgaben erleichtert den Übergang.
Wissen ist eine unschätzbare Ressource im Unternehmen, die für den Erfolg und die Zukunftsfähigkeit entscheidend ist. Mitarbeiter nehmen wahr, wenn Führungskräfte ihr Wissen im Team teilen und auch Interesse zeigen, miteinander zu lernen. Ein gemeinsamer Blick darauf, welche Kompetenzen und Fähigkeiten im Team vorhanden sind und welche fehlen, gehören zur Weiterentwicklung aller dazu. Eine gute Wissenskultur stellt sicher, dass das Wissen über Abteilungen und Hierarchieebenen hinweg zugänglich ist. Und einer nächsten Vertretung steht nichts im Wege.
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Bild: Shutterstock / Diki Prayogo
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